【仕事】時間を効率良く使う方法

皆さんお仕事お疲れ様です。

今回は、時間の使い方について述べていきます。

新年度が始まり、忙しい日々に追われている人はいませんか。

業務に追われ、いつの間にか一日が終わってしまったなんて人も

いるのではないでしょうか。

今回は、そういった人に向け、時間とうまく付き合っていく方法を

伝えていきます。

忙しい日ほど、時間と向き合えない

職場に出勤し、予定を確認すると、ミーティングや外回り業務が大量にあり

眩暈がでそうになったという経験がある方はいませんか。

投げ出す訳にもいかず、必死で業務に食らいつきながらこなしていき

いつの間にか残業なんてこともあるでしょう。

実は、やり方によっては、数倍業務をスムーズに運ぶこともできます。

質問ですが、人間が最も脳を効率的に働かせる時間はいつでしょうか。

正解は「起床後2~3時間以内」です。

この時間は「脳のゴールデンタイム」とも言われており

その日最も集中力を高めることができる時間帯です。

この時間に、1日の予定を把握し、どのように業務を

運んでいくかを考えます。

その方法の1つとして「To do リスト」が効果的です。

To doリストは「一日の業務設計図」です。

業務の設計を行わず、働き始めると、すべての出来事が行き当たりばったり

になる恐れがあります。

また、To doリストは

以上のようなメリットがあります。

これらを具体的に説明していきます。

一つの仕事を終えた後、次の仕事を確認しますが

すぐに業務が見当たらないと、せっかく集中していた気持ち

が切れてしまいます。集中しない状態で次の業務を行うと

手が進まず、時間がかかってしまう危険性があります。

To doリストを作成していれば、業務が終了した後、リストを確認し

集中しながら、継続して仕事に取り組むことができます。

業務が立て込んでいると、予定した会議や期限までに提出の書類を

出し忘れてしまうということが生じます。

To do リストを作成することで、書類を提出するタイミングや

会議の時間を確認でき、ミスを減らすことができます。

ミスは時間の敵です。その後ミスをフォローすることに無駄な時間

を費やしてしまうことがあるので、できる限り避けていきたいです。

人間は一度にいくつもの仕事を考える「マルチタスク」の業務を

要求されることがありますが、実は人間は「マルチタスク」を

行うことが難しいとされています。

理由として、人間の脳にある情報処理能力には限界があり、

同時に物事を処理してしまうと、機能を停止してしまうことがあるためです。

このような理由から、処理しなければならない業務を同時に考えてしまうと

効率が低下してしまいます。

To doリストは効率の低下を避けるため、リストに１日の中で行う業務を

書き込んで置けます。

後は、To doリストに従っていけば、同時に考えず１つの業務に集中し

終了した後、次の業務に切り替わることができます。

目の前の仕事に集中できる機会を作ることで、仕事効率を上げる効果があります。

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To doリストの使い方

To doリストを作成し、効率やミスを減らすことで、時間をうまく

使っていくことが可能です。

次にTo doリストの使い方についてです。

大きく分けると以下の内容に分かれます。

To doリストの作成方法として、携帯アプリを使用する方もいるでしょう。

すぐに表が作成したものがあって、書き込みやすいとメリットな部分もありますが

To doリストアプリを開く際、他のアプリに目移りしてしまい

集中が削がれてしまう危険性もあります。

紙に表を作って書き込む又は、ホワイトボードに書く方法がおすすめです。

作成したTo doリストは、仕事中すぐに目に入りやすい場所へ置いておきます。

１つの業務が終了した後、すぐに次に行うべきことを把握するためです。

すぐに確認できない場所であると、時間がかかり集中をなくしてしまう可能性

があるからです。

To doリストに入った業務を終えた後、斜線で消すようにします。

斜線を引くことで終わったと視覚で確認することで

モチベーションに繋がり、次の業務効率も上がります。

To doリストを活用し、時間効率を上げよう

To doリストの活用方法とメリットについて挙げていきました。

目の前にある仕事を必死に頑張るだけでは時間効率はとても悪いです。

余裕を持つように事前に計画を立て、実行すれば、余った時間を

他の業務に充てたり、早めに仕事を切り上げ、自己投資に費やす時間を捻出できる

可能性もあります。

ぜひ、次の仕事に活用してみてください。

おわり。