【書籍】時間をコントロールする具体的な方法について

皆さんあけましておめでとうございます。新年になり仕事やプライベート等で新たな目標を立てる人も出る時期でもあります。

今回はある書籍の紹介と、その中から特に私が印象に残り、且つ実践に活用できそうな内容を伝えていきます。

5％社員の時間術について

紹介させてもらう書籍は、私のブログですでに紹介させて頂いた『トップ５％社員』シリーズの１つです。以前挙げさせてもらった記事も載せさせてもらいます。

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前回は『5％社員の習慣』と『5％リーダー』について載せさせてもらいました。今回は『5％社員』の時間をどのように効率よく有効活用しているかをまとめたものです。

書籍について

改めて、今回紹介させてもらう『AI分析でわかったトップ5％社員の時間術』について説明させてもらいます。まずは著者についてです。

著者がこの書籍を執筆した理由についてこのように述べています。

いつまでも仕事に追い回されることを「よし」としてしまい、本来の目標から離れて仕事をこなすことが目的となり、作業の充実感を持ってしまうのです。そうして気づいたら、残業続き…

こうした”残業沼”から抜け出し、「最小の努力で現状から脱出できる方法」があります。

引用：『AI分析でわかったトップ5％社員の時間術』

この考え方に対し、思い当たる節がある方は多いのではないでしょうか。仕事をする上で目標を立ててから取り組むのではなく、仕事を無我夢中で取り組むだけになり、無駄な残業を起こしてしまう。聞けば摩訶不思議な話ですが、実際『そうかもしれない』と腑に落ちる方もいると考えられます。

そのためにも、時間を無駄にせず、効率的に使いながら『残業沼』に陥らない方法論についてわかりやすくまとめられた書籍です。

では、その中で特に重要と感じられた内容と説明について述べていきます。

トップ5％社員の時間術について

この書籍では、企業の中でトップの5％枠に入るとされる優秀な社員が、どのような行動や対応をしており、対象者がどのような時間の使い方をしているか調査し、その結果が記載されています。

その中で特に重要であると印象に残ったものは次の通りになります。

順番に説明してきます。

①情報収集の時間は一日五分以内と決める

仕事を進めるため情報収集する際、本来の目的とは違う情報まで調べてしまっていることはないでしょうか。

トップ５％社員は調べるものを明確にし、余計な情報は排除します。また、調べる期間も設ける為、必要以上に調べる時間を作りません。その理由から、自然と『情報収集は一日五分』と区切りをつけることができます。

②作業途中に一度手を止める

作業に集中して取り組んでいる際、時間さえも忘れてしまうことがなかったでしょうか。この現象は『作業興奮』といい、ドーパミンの分泌によって引き起こす現象です。当事者は集中して作業に取り組めているように感じていますが、作業時間が立つにつれ、判断力が鈍り、目的も見失ってしまうことがあります。

集中している状態を一度やめてしまうことはもったいないと考える人もいるでしょう。しかし、実際は作業を途中でやめることの方がよいとされ、その理由として『心理的リアクタンス』と『ツァイガルニク効果』が影響しているからです。

『心理的リアクタンス』とは、行動に制限がかかると、その行動をしたいと余計に感じてしまう心理現象。

『ツァイガルニク効果』とは、達成できたことより、達成できなかったことの方が覚えてしまっている心理現象です。

休憩を挟みながらこの二つの心理現象をうまく使うことで、休まず作業に取り掛かるより結果的に効率的に作業を行うことができるのです。

③メンバーを巻き込んで早く終わらせる

仕事を引き受けるにあたり、まず考えることはどのようなことでしょう。自分自身の予定表を確認し、どのタイミングで終わらせるかと考える人が多いのではないでしょうか。

トップ５％社員はそのような思考にならず、『自分が行う仕事』『他の人に任せる仕事』の二種類に分けてどのように仕事を完結させるか考えます。

ただし、何も考えず仕事を任せる訳ではなく、その仕事を行う適任者を選び、その適任者に対して、なぜ仕事を任せる目的と意義を伝えるようにします。

誰かに仕事を任せることはそれなりのスキルが必要になりますが、５％社員とは誰かに任せる技術を持つ人材と解釈することもできます。

④机の上に飲み物を置かない

『飲み物と時間は何か関係があるのか』と疑問になる方もいるでしょう。書籍を作るにあたって調査した結果によると、トップ5％社員はデスクに飲み物を置かないと回答する方が多くいました。なぜそのような結果になったのか。

ここで再度出てくるのか、上記にある『作業を一度止める』です。

デスクの近くに飲み物があれば、その場から動かずにデスクワークを行ってしまいます。それにより『作業興奮』によって、作業を続けてしまい、効率が徐々に落ちていきます。

その状況を意図的になくすため、トップ５％社員は水分補給を行うタイミングで席を離れる時間を作っているのです。

この離席により『作業興奮』を防ぎ、『心理的リアクタンス』と『ツァイガルニク効果』につなげることができるのです。

時間とうまく付き合っていく

今回は、『AI分析でわかったトップ5％社員の時間術』を参考に、時間術の具体的な方法について述べていきました。

トップ５％社員は、無駄な時間を浪費せず、周りの協力を要請しながら業務にあたっており、長時間集中しすぎないという行動が見られました。

この時間術を見て、意外と感じた方もいたのではないでしょうか。

ぜひこの時間術を参考に、自分自身の行動を見直し、改善するきっかけになってもらえたらうれしいです。

終わり。